Elektronikus dokumentumkezelés

Az elektronikus dokumentumkezelés sokkal több, mint a hagyományos (papír alapú, hang, video stb.) dokumentumok digitalizálása. Ennél sokkal lényegesebb, hogy a digitális tartalmat ezután tároljuk szervezzük, visszakereshetővé tesszük, megosztjuk, publikáljuk. Természetesen mindezt egy jól átgondolt rendszerben. Az elektronikus dokumentumkezelés legfontosabb feladata az nagytömegű strukturálatlan információhalmazt szervezett formába átrendezni.

A dokumentumok könnyű visszakereshetőségén felül jelentkező igény a rendelkezésünkre álló információk megosztása másokkal. Amennyiben a munkatársainknak elérhetővé tesszük az információkat, akkor még több új érték előállítására lesznek képesek. Ebben rejlik az elektronikus dokumentumkezelés igazi lényege, ettől sokkal értékesebb, mint a napjainkban már több helyen alkalmazott hagyományos vagy akár elektronikus iktatókönyvek. Nemcsak az információ fellelhetőségi helyét adjuk meg, hanem magát az információt is megosztjuk azonnal az arra jogosultakkal.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel akár workflow rendszereket is felállíthat, így hatékonyan tudja újraszervezni munkafolyamatait.